Informacje organizacyjne
Dane kontaktowe, daty i statusy spotkań oraz informacje potrzebne do prowadzenia współpracy.
Czym jest OtterSafe?
OtterSafe to aplikacja dla psychologów i psychoterapeutów, która pomaga łączyć notatki z sesji, kartę pacjenta, cele, zgody, formularze, pliki i kalendarz. Narzędzie nie zastępuje indywidualnej oceny wymogów prawnych.
01
Co może obejmować dokumentacja psychoterapeutyczna?
Nie istnieje jeden uniwersalny zestaw odpowiedni dla każdej praktyki. W zależności od celu i modelu pracy dokumentacja może obejmować poniższe grupy informacji.
Notatki z sesji
Tematy spotkania, istotne obserwacje, ustalenia i plan dalszej pracy w zakresie wybranym przez terapeutę.
Cele i przebieg procesu
Cele terapii, obserwowane objawy, zmiany i materiały pomocne przy przygotowaniu kolejnych sesji.
Zgody, formularze i pliki
Dokumenty związane ze współpracą oraz odpowiedzi przekazane przez pacjenta.
02
Czym dokumentacja różni się od prywatnych notatek?
Dokumentacja ma określony cel, strukturę, zasady dostępu i cykl życia. Luźne notatki mogą mieszać fakty, hipotezy oraz refleksje terapeuty i trafiać do przypadkowych miejsc. Praktycznym rozwiązaniem jest świadome rozdzielenie typów treści i zapisywanie wyłącznie informacji potrzebnych do ustalonego celu.
03
Jak zorganizować dokumentację?
Warto przyjąć stały schemat nazw, dat i rodzajów dokumentów, wiązać zapis z konkretnym pacjentem i sesją oraz ustalić, kiedy notatka jest uzupełniana. Szablon może zmniejszyć ryzyko pominięć, ale nie powinien zachęcać do zbierania danych bez potrzeby.
04
Bezpieczeństwo, kontrola dostępu i kopie zapasowe
Dostęp powinny mieć wyłącznie uprawnione osoby, a urządzenie i konto wymagają ochrony. Trzeba też ustalić retencję, sposób eksportu, usuwania i obsługę kopii zapasowych. OtterSafe szyfruje treści kliniczne po stronie przeglądarki i tworzy kopie zapasowe w zakresie opisanym w polityce prywatności. Użytkownik może eksportować notatki i konceptualizacje do PDF oraz pobierać dokumenty.
05
Kiedy dedykowane narzędzie jest lepsze od Worda, arkusza lub papieru?
Dedykowany program warto rozważyć, gdy potrzebujesz powiązania terminów, kart pacjentów i dokumentów, kontrolowanego udostępniania formularzy oraz stałego sposobu zabezpieczania treści. Papier lub lokalny plik mogą wystarczyć w prostszym procesie, o ile masz adekwatną kontrolę dostępu, kopie i zasady przechowywania.
06
Jak OtterSafe wpisuje się w ten workflow?
OtterSafe skupia dokumentację wokół karty pacjenta, łączy ją z kalendarzem i umożliwia korzystanie z szablonów. Nie określa za terapeutę, co musi dokumentować, i nie jest EDM. Więcej ostrożnych wskazówek znajdziesz w artykułach o dokumentacji sesji i RODO w gabinecie.
Najczęstsze pytania
Czy każda praktyka musi prowadzić identyczną dokumentację?
Nie. Zakres zależy między innymi od statusu zawodowego, modelu świadczenia usług, celu przetwarzania danych i właściwych przepisów. W razie wątpliwości warto skonsultować własną sytuację z prawnikiem lub IOD.
Czy OtterSafe zastępuje poradę prawną?
Nie. OtterSafe jest narzędziem do organizacji pracy, a materiały na stronie mają charakter informacyjny.
Czy OtterSafe tworzy kopie zapasowe?
Tak. Kopie bazy danych są przechowywane przez 7 dni, a usunięte pliki można odzyskać przez 7 dni. Zasady usuwania i retencji opisuje polityka prywatności.
Czy dokumenty można wyeksportować?
Tak. Notatki i konceptualizacje można wyeksportować do PDF, a dokumenty pobrać z karty pacjenta. Eksportu całego konta w jednym pliku jeszcze nie ma.
Zobacz dokumentację w uporządkowanym workflow
Sprawdź funkcje OtterSafe w planie Free lub przejdź do aktualnego cennika.